Este acordo cumpre o artigo 28.º, n.º 3, do RGPD e faz parte dos Termos de Serviço. Aplica-se sempre que um gabinete ou uma empresa guarda dados pessoais na sua licença do ACCGES.
Partes e papéis
- Responsável pelo tratamento («o Cliente»): o titular da licença, que decide para que servem os dados e com que fundamento. Se o próprio Cliente tratar dados por conta de outros, por exemplo os dos seus clientes, é subcontratante deles e este acordo aplica-se com as necessárias adaptações.
- Subcontratante («a Empresa»): ELIELTON SANTANA UNIPESSOAL LDA, NIF 517182777, Rua da Saudade, n.º 59, 4.º Piso, Sala 42, 4050-570 Porto, Portugal.
Objeto, natureza e duração
A Empresa aloja e trata os dados para fornecer o ACCGES: guardar, organizar, apresentar, cifrar, enviar pelas integrações que o Cliente ativa, ler documentos por inteligência artificial e produzir cópias de segurança. O tratamento dura enquanto durar o contrato, e o que acontece depois consta da secção «No fim do contrato». Os tipos de dados e os titulares estão no Anexo A.
O que a Empresa se compromete a fazer
- Tratar os dados só segundo as instruções documentadas do Cliente, incluindo as dadas pela própria configuração do sistema, salvo obrigação legal, de que o avisa antes se a lei o permitir. Se uma instrução lhe parecer contrária à lei, informa-o.
- Garantir que quem acede aos dados está obrigado a confidencialidade.
- Aplicar as medidas de segurança do Anexo C (RGPD, art. 32.º).
- Recorrer a outros subcontratantes só nas condições da secção seguinte.
- Ajudar o Cliente a responder aos pedidos dos titulares, na medida do possível. O ecrã Pedidos dos Titulares dá ao Cliente a cópia e o apagamento dos dados de uma pessoa, e cada pessoa com conta pode pedi-los em Os Meus Dados. Se receber um pedido diretamente, encaminha-o sem lhe responder quanto ao fundo.
- Ajudar o Cliente a cumprir a segurança, a notificação de violações, as avaliações de impacto e a consulta prévia (art. 32.º a 36.º), com a informação de que dispõe.
- Pôr à disposição a informação necessária para demonstrar o cumprimento e permitir auditorias, com pré-aviso razoável e sem pôr em causa outras licenças nem a segurança do sistema.
Outros subcontratantes
O Cliente autoriza de forma geral os subcontratantes do Anexo B. Antes de acrescentar ou substituir um, a Empresa atualiza esse anexo e avisa com a antecedência razoável de 30 dias, para que o Cliente se possa opor com fundamento. A Empresa impõe-lhes as obrigações deste acordo e responde pelo seu cumprimento (RGPD, art. 28.º, n.º 2 e 4).
Vários serviços do Anexo B só recebem dados quando o Cliente ativa a respetiva função ou nela introduz as suas chaves. Nesses casos é o Cliente que decide usá-los e, em certas integrações, tem contrato próprio com o fornecedor.
Acesso de suporte
A equipa da Empresa com a permissão necessária consegue ver as licenças e pode entrar numa delas, com os poderes do respetivo administrador, para prestar suporte, repor o acesso ou investigar uma falha. Isso inclui as contas de email pessoais desse administrador e as partilhadas. Cada entrada fica registada e, na aplicação, termina ao fim de uma hora; o Cliente não é avisado automaticamente. A Empresa só o faz quando é necessário ao serviço, a pedido do Cliente ou por razões de segurança, e dentro do dever de confidencialidade.
Inteligência artificial
A Empresa usa primeiro o modelo instalado no seu servidor. Nos usos descritos na Política de Privacidade, se o modelo local falhar, o pedido pode seguir para o OpenRouter e para o fornecedor do modelo escolhido, sempre pelos servidores europeus e com tratamento na Europa. A Empresa decide estas opções para todas as licenças e informa-as nessa política. O Cliente que precise de garantir que certos dados não saem deve dizê-lo por escrito, para se encontrar uma solução.
Transferências internacionais
Quando um subcontratante trata dados fora do Espaço Económico Europeu, a transferência assenta numa decisão de adequação ou nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia, conforme indicado no Anexo B (RGPD, art. 44.º a 46.º).
Violações de dados
Se tiver conhecimento de uma violação que afete os dados do Cliente, a Empresa avisa-o sem demora injustificada, com a informação disponível sobre a natureza da violação, os dados e titulares afetados, as consequências prováveis e as medidas tomadas (RGPD, art. 33.º, n.º 2). Cabe ao Cliente decidir e fazer a notificação à autoridade e aos titulares.
O que cabe ao Cliente
- Ter fundamento para tratar os dados e informar os titulares, incluindo os seus colaboradores sobre o ponto e a localização.
- Avaliar se precisa de uma avaliação de impacto ou de um encarregado de proteção de dados.
- Configurar as permissões e os módulos, e não colocar dados de que não precisa.
- Manter as credenciais em segurança e estar autorizado a guardar as credenciais de terceiros.
Prazos de conservação e pedidos por tratar
O Cliente instrui a Empresa a aplicar os prazos indicados na secção «Durante quanto tempo» da Política de Privacidade, que valem para todas as licenças e nunca descem dos mínimos legais. A faturação, o processo de prevenção do branqueamento de capitais e as provas de assinatura ficam de fora.
Quando uma pessoa pede para apagar a própria conta, o acesso dela fecha logo e o Cliente recebe o pedido. Se o Cliente não o tratar em 30 dias, instrui a Empresa a apagar o que a lei deixar e a guardar o resto com o motivo e a data, para cumprir o prazo do art. 12.º do RGPD. Se tiver razões para não apagar, o Cliente deve tratar o pedido antes desse prazo.
No fim do contrato
Até 30 dias depois do fim do contrato, o Cliente pode pedir a devolução dos dados num formato de uso corrente. Depois, a Empresa apaga os dados da licença, salvo os que a lei a obrigue a conservar (por exemplo, os registos fiscais e os de prevenção do branqueamento de capitais) ou que sirvam de prova de um documento assinado. As cópias de segurança apagam-se no seu ciclo normal e, até lá, não voltam a ser usadas.
Anexo A — Dados e titulares
| Titulares | Dados, consoante os módulos ativos |
|---|---|
| Clientes do Cliente e seus representantes | Identificação, NIF, NISS, contactos, morada, credenciais de portais (cifradas), dados fiscais, IRS e dependentes, documentos, faturas, assinaturas, dados de prevenção do branqueamento |
| Colaboradores do Cliente ou dos seus clientes | Identificação, NIF, NISS, documento, morada, IBAN, salário, contrato, férias, faltas, ponto, localização, despesas, frota, formação, fotografia |
| Colaboradores, com categorias especiais (art. 9.º) | Aptidão médica, restrições, acidentes de trabalho e certificados de incapacidade temporária |
| Candidatos a emprego | Identificação, contactos, currículo, mensagem, notas e consentimento |
| Interessados e contactos comerciais | Nome, cargo, empresa, contactos, origem, histórico de contacto |
| Fornecedores, prestadores e subempreiteiros | Identificação, contactos, documentos e aptidão médica dos seus trabalhadores |
| Correspondentes de email e de conversas | Nome, endereço, conteúdo das mensagens e anexos |
| Utilizadores das contas | Identificação, permissões, sessões, IP, aparelho e registo de atividade |
Anexo B — Subcontratantes e outros destinatários
O país indica a sede ou a região principal do fornecedor. «Se ativo» significa que só recebe dados se a função estiver ligada na licença ou nas Definições.
| Quem | Para quê | O que recebe | Onde |
|---|---|---|---|
| ifthenpay | Pagamentos e cobranças | Nome, email, telemóvel, valor e referência | Portugal |
| OpenRouter (servidores europeus) | Inteligência artificial de recurso, se ativo | Pedido, com o texto ou a imagem do documento | Europa (UE/EEE, Reino Unido e Suíça). Dados da conta, faturação e registos de segurança, sem o conteúdo dos pedidos: EUA |
| Fornecedor do modelo escolhido, com servidores na Europa (por exemplo Microsoft Azure, Mistral, Amazon Bedrock ou Google) | Resposta do modelo, através do OpenRouter | O mesmo pedido | Europa (UE/EEE, Reino Unido e Suíça) |
| Anthropic (assistente Claude) | A pedido de um membro da equipa da Empresa, nas contas dela: procurar e ler correio e preparar rascunhos. Nunca nas caixas das licenças | Remetente, assunto, destinatários, corpo e nomes dos anexos das mensagens consultadas | EUA |
| Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple (APNs) | Notificações na aplicação | Token do aparelho. Conversas: nome e até 180 caracteres. Email: conta, remetente, assunto e pasta, nunca o corpo | EUA, UE |
| Google (Gmail) e Microsoft (Outlook, Hotmail) | Contas de email ligadas por quem as usa | As mensagens da conta, pelo acesso autorizado | EUA, UE |
| Servidor de correio configurado | Envio de emails | Destinatário, assunto e corpo | Depende da configuração |
| Brevo | Listas e envios de marketing, se ativo | Email, nome, lista e atributos | França |
| Calendly | Reuniões, se ativo | Reuniões e convidados, lidos com a chave da licença | EUA |
| Prestador de selo eletrónico | Selar documentos, se ativo | Só o resumo criptográfico | UE |
| Google (indexação de ofertas) e portais de emprego (ITJobs, Net-Empregos, Indeed e outros) | Publicar ofertas de emprego, se ativo | Dados da vaga. Nunca os dos candidatos | Vários |
| VIES, nif.pt e ptdata.org | Consultar dados públicos por NIF | O NIF consultado | UE, Portugal |
| Serviço de códigos postais | Preencher moradas | O código postal | Portugal |
| OpenStreetMap | Mapas e morada aproximada | IP e zona vista. No ponto da aplicação, as coordenadas da marcação | Reino Unido |
| Google Fonts, jsDelivr, unpkg, jQuery, DataTables, Tiny e YouTube | Tipos de letra, bibliotecas e vídeos pedidos pelo navegador | IP e página de origem | EUA, UE |
| Meta | Só nas páginas públicas e na demonstração, com aceitação do visitante. Aqui a Empresa é responsável pelo tratamento | Ver a Política de Cookies | Irlanda, EUA |
A Autoridade Tributária e a Segurança Social não são subcontratantes: recebem os dados por instrução do Cliente, como destinatários próprios.
Anexo C — Medidas de segurança
- Ligação cifrada (HTTPS) entre o navegador ou a aplicação e o servidor.
- Cifra das credenciais, dos ficheiros guardados e de vários campos sensíveis, com chave mantida à parte da base de dados.
- Isolamento dos dados de cada licença nas consultas ao sistema e permissões por pessoa, com leitura e edição separadas.
- Sessão com fim ao fim de 3 horas sem atividade, verificação contra acessos automáticos, espera crescente e bloqueio após tentativas falhadas.
- Terminar as outras sessões ao mudar a palavra-passe.
- Registo das ações feitas sobre os dados dos clientes, com os detalhes cifrados.
- Porta de base de dados fechada ao exterior e serviços internos só acessíveis no próprio servidor.
- Cópias de segurança.